Die folgenden Use-Cases zeigen, welches Tool wofür geeignet ist. Alle Angaben basieren auf öffentlichen Anbieter-Dokumenten (Preise, DSGVO-Status, Feature-Umfang). Stand Juli 2026.
Office-Komplettpaket
Kostenloser Web-Chat auf GPT-4-Niveau plus integrierte KI in Word, Excel, PowerPoint und Outlook (mit M365-Lizenz). Direkter Zugriff auf eigene Office-Dokumente und Outlook-Mails für kontextbezogene Antworten. Copilot Web kostenlos. M365 Copilot Pro 22 USD/User/Monat (Personal), Business 30 USD/User/Monat. Voraussetzung: vorhandene M365-Lizenz.DSGVO-konform mit M365 Business-Plan und EU Data Boundary. Server in der EU mit entsprechendem Add-on. Quelle: microsoft.com/copilot.
Workflow-Automation
Make (ehemals Integromat): visueller Workflow-Builder für 1.500+ Apps mit KI-Schritten. Zapier: ähnliches Konzept, mehr Integrationen, mit KI-Action-Builder. Bardeen: Browser-basiert, fokussiert auf persönliche Workflows. Make Free: 1.000 Operations/Monat, Core ab 9 USD/Monat. Zapier Free: 100 Tasks/Monat, Pro ab 20 USD/Monat. Bardeen Free, Pro ab 9,20 EUR/Monat.Make: tschechisches EU-Unternehmen, DSGVO-konform mit AVV und EU-Datenresidenz. Zapier US-basiert, Sub-Processor-Liste komplex und prüfungspflichtig. Quelle: make.com.
Pitch-Decks und Präsentationen
KI-generierte Präsentationen, Webseiten und Dokumente aus einem Prompt oder Bullet-Points. Modernes Design, reine Web-App, ohne klassische PowerPoint-Klick-Hölle. Export als PPTX und PDF möglich. Gamma Free: 400 KI-Credits einmalig, Plus ab 8 USD/Monat (400 Credits/Monat), Pro ab 15 USD/Monat (unbegrenzt).USA-Anbieter, AVV verfügbar. Für interne Decks, Sales-Pitches und schnelle Briefings deutlich schneller als manuelle PowerPoint-Erstellung. Quelle: gamma.app.
Buchhaltung für DACH
Papierkram: deutsche Rechnungssoftware mit echtem Free-Plan für Solopreneure (1 Nutzer, 1 Mandant), inkl. Stundenerfassung und KI-Belegerkennung. Finom: niederländisches EU-Tool mit Free-Plan und integriertem Geschäftskonto. EasyBill: kein echter Free-Plan (nur 7 Tage Trial), kostenpflichtig ab Solo 6 EUR/Monat. Papierkram Free für Solopreneure, Pro ab 8 EUR/Monat. Finom Free Plan, Solo ab 7 EUR/Monat. EasyBill ab 6 EUR/Monat (kein dauerhafter Free-Tier).Alle drei DSGVO-konform mit deutschen oder EU-Servern, AVV inklusive. GoBD- und e-Rechnungs-konform für Deutschland (ab 2025 Pflicht im B2B). Quelle: papierkram.de.
Cookie- und Consent-Management
Cookiebot: dänischer Marktführer für DSGVO-Cookie-Banner mit automatischem Cookie-Scan. Usercentrics: deutscher Anbieter aus München, ähnlicher Fokus mit umfassendem Compliance-Reporting. Cookiebot Free: bis 50 Subseiten, Premium ab 12 EUR/Monat (250 Subseiten). Usercentrics Free Trial, Starter ab 50 EUR/Monat.Beide BfDI-akzeptiert, AVV inklusive, IAB-TCF-konform. Cookiebot eher für KMU geeignet, Usercentrics für Enterprise mit komplexen Rollen. Quelle: cookiebot.com.
CRM mit KI-Anreicherung
Attio: modernes Notion-Style-CRM mit KI-Anreicherung, optimiert für Sales-Teams. Folk CRM: schlank, fokussiert auf Beziehungs-Management. Apollo: B2B-Datenbank mit über 275 Millionen Kontakten plus CRM. Attio Free: 3 User, Plus ab 29 USD/User/Monat. Folk Free, Pro ab 19 USD/User/Monat. Apollo Free: 25 Kontakte/Monat, Basic ab 49 USD/User/Monat.Alle drei US-Anbieter. Für DSGVO-Compliance bei Cold-Outreach: Lawful Basis prüfen, Apollo-Daten dürfen in der EU nicht ohne Einwilligung verarbeitet werden. Quelle: attio.com.
